Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen
Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Steuerrechtlich (§ 147 i. V. m. §§ 140 ff. AO) haben alle diejenigen Unterlagen aufzubewahren, die nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind.
Die AO verpflichtet Gewerbetreibende ab bestimmter Umsatzgrenzen (derzeit 500 000 Euro) bzw. Gewinngrenzen (50 000 Euro) zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht inkl. der Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen.
Aufzubewahren sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung), Lageberichte, Eröffnungsbilanz, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre.
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. Die Unterlagen sind chronologisch, sachlich, alphabetisch etc. aufzubewahren, sodass es einem sachverständigen Dritten möglich ist, sich ohne besonderen Zeitaufwand zurechtzufinden. Zu berücksichtigen ist eine Kennzeichnung und Zuordnung der Belege zu den Grund- und Sachaufzeichnungen und umgekehrt.
Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben bzw. zugelassen:
1 Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, im Original.
2 Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
3 Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.
Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich allein nicht mehr ausreicht.
Eine Aufbewahrung auf Datenträgern ist mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse möglich (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Sie müssen immer schriftlich im Original vorhanden sein. Voraussetzungen für eine Speicherung auf Datenträgern sind die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäẞiger Buchführung, ständige Ausdruckbereitschaft und bildliche Übereinstimmung lesbar gemachter Belege und Handelsbriefe mit den Originalen (R 29 Abs. 8 EStR 1993; siehe auch Grundsätze ordnungsmäẞiger Speicherbuchführung lt. BMF, Schreiben v. 5. 7. 1978, BStBl 1978 I S. 250).
Nach Ablauf dieser Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt werden, wenn sie
1 für eine begonnene Aussenprüfung,
2 für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
3 für anhängige steuer-, straf- oder buẞgeldrechtliche Ermittlungen,
4 für ein schwebendes oder aufgrund einer Aussenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
5 zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.
Können Unterlagen nicht vorgelegt werden, entfällt im Zivilprozess oder bei Auseinandersetzungen ihr Beweiswert und es drohen Strafen nach § 283 Abs. 1 Nr. 5 und 6 StGB, § 283b Abs. 1 Nr. 2 StGB). Steuerrechtlich erfolgt eine Schätzung (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO).
Sind Buchführungsunterlagen vor Ablauf der Fristen unverschuldet abhanden gekommen, so wird ein Steuerpflichtiger, dem Buchführungsunterlagen durch höhere Gewalt (Überschwemmung, Brand, Einbruch etc.) abhanden gekommen sind, in der Rechtsprechung so gestellt, als ob die Unterlagen noch vorhanden sind (BFH, Urteil v. 27. 10. 1977, V R 34/75, BStBl 1978 II S. 169).
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Steuerrechtlich (§ 147 i. V. m. §§ 140 ff. AO) haben alle diejenigen Unterlagen aufzubewahren, die nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind.
Die AO verpflichtet Gewerbetreibende ab bestimmter Umsatzgrenzen (derzeit 500 000 Euro) bzw. Gewinngrenzen (50 000 Euro) zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht inkl. der Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen.
Aufzubewahren sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung), Lageberichte, Eröffnungsbilanz, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre.
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. Die Unterlagen sind chronologisch, sachlich, alphabetisch etc. aufzubewahren, sodass es einem sachverständigen Dritten möglich ist, sich ohne besonderen Zeitaufwand zurechtzufinden. Zu berücksichtigen ist eine Kennzeichnung und Zuordnung der Belege zu den Grund- und Sachaufzeichnungen und umgekehrt.
Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben bzw. zugelassen:
1 Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, im Original.
2 Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
3 Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.
Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich allein nicht mehr ausreicht.
Eine Aufbewahrung auf Datenträgern ist mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse möglich (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Sie müssen immer schriftlich im Original vorhanden sein. Voraussetzungen für eine Speicherung auf Datenträgern sind die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäẞiger Buchführung, ständige Ausdruckbereitschaft und bildliche Übereinstimmung lesbar gemachter Belege und Handelsbriefe mit den Originalen (R 29 Abs. 8 EStR 1993; siehe auch Grundsätze ordnungsmäẞiger Speicherbuchführung lt. BMF, Schreiben v. 5. 7. 1978, BStBl 1978 I S. 250).
Nach Ablauf dieser Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt werden, wenn sie
1 für eine begonnene Aussenprüfung,
2 für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
3 für anhängige steuer-, straf- oder buẞgeldrechtliche Ermittlungen,
4 für ein schwebendes oder aufgrund einer Aussenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
5 zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.
Können Unterlagen nicht vorgelegt werden, entfällt im Zivilprozess oder bei Auseinandersetzungen ihr Beweiswert und es drohen Strafen nach § 283 Abs. 1 Nr. 5 und 6 StGB, § 283b Abs. 1 Nr. 2 StGB). Steuerrechtlich erfolgt eine Schätzung (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO).
Sind Buchführungsunterlagen vor Ablauf der Fristen unverschuldet abhanden gekommen, so wird ein Steuerpflichtiger, dem Buchführungsunterlagen durch höhere Gewalt (Überschwemmung, Brand, Einbruch etc.) abhanden gekommen sind, in der Rechtsprechung so gestellt, als ob die Unterlagen noch vorhanden sind (BFH, Urteil v. 27. 10. 1977, V R 34/75, BStBl 1978 II S. 169).
