Der erste Schritt beginnt im Kopf

Die Digitalisierung hat durch die Corona-Pandemie durchaus an Tempo zugelegt. Aber sie hat auch digitale Lücken aufgedeckt. Der »Digitale Kompass«, den die Europäische Kommission Anfang März 2021 vorlegte, beschreibt diese Diskrepanz als »digitale Armut«: Eine Kluft, die sich zwischen Unternehmen aufgetan hat, die das Potenzial des digitalen Umfelds bereits ausschöpfen und jenen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind. Denn nicht alle Unternehmen sind in der Lage, dem schnell fortschreitenden digitalen Wandel zu folgen. Sei es aus wirtschaftlichen Gründen oder weil schlichtweg eine gute Internetverbindung fehlt, da der Sitz des Unternehmens außerhalb eines stark vernetzten Ballungsgebietes liegt.

Laut einer Studie von Bitkom und dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) aus dem Jahr 2020, sehen zwei Drittel der befragten Unternehmen in Deutschland die Digitalisierung eher als Chance für ihr Unternehmen. Digitalisierung meint beispielsweise die Nutzung von Cloud Computing, 3D-Technologie oder Künstlicher Intelligenz (KI). Eine Cloud-Lösung nutzen demnach bereits 27 Prozent der Betriebe.

Neben der Zeitersparnis bietet Cloud Computing auch eine flexible Arbeitsorganisation und -verwaltung. Aus der Studie wird deutlich, dass mehr als die Hälfte (52 Prozent) Aufträge mit Hilfe einer Software für das Management von Kundenbeziehungen (CRM) bearbeiten. Insgesamt setzen 64 Prozent eine Software-Lösung für Enterprise Content Management (ECM) oder Human Resources (HR) ein. Durch die Nutzung von Software für die tägliche Büroarbeit könnten Betriebe wieder mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit – nämlich ihr Handwerk – gewinnen, sagt Karl-Sebastian Schulte, ZDH-Geschäftsführer.

Die Vorteile durch Cloud Computing sieht auch Christian Schwarz, Malermeister und Geschäftsführer aus dem niederbayerischen Arnstorf. Er setzt sich bereits seit vielen Jahren mit dem Thema auseinander. In seinem Betrieb sind auch viele Vorgänge digitalisiert. Von einer vollständigen Cloud-Lösung sieht er aber ab. Zu groß waren die Bedenken hinsichtlich der Sicherheit. Aktuell nutzt er eine hybride Lösung: Die Branchensoftware liegt vor Ort auf einem Server, auf die der Chef und die Mitarbeiter*innen über eine App zugreifen.

Mappe: Seit wann nutzen Sie ein digitales Büromanagement?

Christian Schwarz: Ein bisschen nutzt man eine Cloud ja schon immer, hat man beispielsweise ein iPhone, nutzt man für Fotos und Dokumente die iCloud. Diese nutzen unsere Abteilungen aktiv, etwa seit fünf oder sechs Jahren. Die DATEV-Cloud nutzen wir seit etwa zwei Jahren. Auch beim Meistertask nutzen wir eine cloudbasierte Ordnerstruktur. Die haben wir seit gut eineinhalb Jahren im Einsatz. Als Branchensoftware nutzen wir WinWorker, aber stationär bei uns auf dem Server. Wir können jedoch über eine App darauf zugreifen. Ich hatte mich damals gegen den Einsatz einer Cloud entschieden, da für mich die Sicherheitslage der Daten nicht eindeutig genug war.

Mappe: Unsicherheiten bezüglich Cloudlösungen sind also weiterhin vorhanden, was war denn das größte Hindernis?

C. Schwarz: Eine Mischung zwischen Datenschutz und der allgemeinen Sicherheit. Auch wenn wir mit einem Datenschutzbeauftragten zusammengearbeitet haben, habe ich mich vor allem auf mein Bauchgefühl verlassen. Als Geschäftsführer steht man natürlich in der Verantwortung, dass man gegen keine Gesetze verstößt. Bislang war das größte Hindernis bei uns die Internetverbindung. Nachdem wir auf Glasfaser aufgestockt haben, läuft auch die Datensicherung schneller ab. Die machen wir momentan nachts.

Mappe: Könnten Sie sich eine komplette Cloudlösung vorstellen, wenn z. B. die rechtliche Lage klarer wäre?

C. Schwarz: Ja, wir arbeiten ja auch teilweise schon mit cloudbasierten Lösungen. DATEV läuft bei uns komplett über eine Cloud. Aber nicht nur rechtlich muss sich was ändern, sondern auch bei der Sicherheit. Wir waren beispielsweise auch vom Microsoft Exchange Hack dieses Frühjahr betroffen.

Mappe: Was genau ist da vorgefallen?

C. Schwarz: Anfang März 2021 veröffentlichte Microsoft, dass es eine Sicherheitslücke bei den Exchange-Servern gab, von dem zehntausende deutsche Unternehmen betroffen waren. Es ging um Datenspionage, bei dem ein Trojaner auf dem Server platziert wurde. Wir haben uns damals dazu entschlossen, unseren Server platt zu machen und alles neu zu installieren. Microsoft hatte damals empfohlen, Daten besser in der Cloud zu speichern, da man dort wohl keine Sicherheitslücken hätte. Allerdings sind wohl auch schon in der Cloud Daten gehackt worden. Man weiß nicht so recht, welcher Weg der Beste ist.

Mappe: Was raten Sie denn anderen Malerbetrieben?

C. Schwarz: Investitionen für einen Server inklusive Software sind sehr hoch, waren für uns aber der bessere Weg. Eine Cloud-Lösung beträgt natürlich geringere Kosten und man muss sich um Datensicherung weniger Sorgen machen. Da muss jeder Betrieb eine eigene Entscheidung treffen und Abwägen, welche Anschaffung sich lohnt. Es lohnt sich aber auf jeden Fall digital zu arbeiten. Eher noch: Es ist unvorstellbar, ohne digitale Lösungen zu arbeiten.

Mappe: Wie sehen Sie die Zukunft für das moderne Malerbüro?

C. Schwarz: Betriebe werden noch digitaler und cloudbasierter arbeiten. Gerade in kleinen Betrieben spart man so viel Zeit und Aufwand. Die Corona-Pandemie hat das wohl auch schneller vorangetrieben und gezeigt, wie viel Potenzial in einer digitalen Lösung steckt, beispielsweise im Einsatz von virtuellen Brillen.

Innerhalb der nächsten zehn Jahre möchte die Europäische Kommission einen großen Schritt in Richtung »digitale Dekade« machen. Laut dem Digitalen Kompass sollen bis 2030 drei von vier Betrieben Cloud-Dienste nutzen. Denn Digitalisierung ermögliche Unternehmen innovative Geschäftsfelder anzugehen, sowie neue Märkte und Investitionsmöglichkeiten weltweit zu erschließen. Im positiven Sinne ist auch das Geschäft von Handwerksbetrieben von der Digitalisierung beeinflusst: 43 Prozent haben infolge der Digitalisierung neue Kunden gewonnen. 24 Prozent erwarten langfristig ein starkes Wachstum.

Eine digitale Welt benötigt jedoch auch digital denkende Menschen. Durch die »Entwicklung eines leistungsstarken Bildungsökosystems« und einer wirksamen Politik sollen 80 Prozent der Erwachsenen bis 2030 mindestens über grundlegende digitale Kompetenzen verfügen. Zudem soll eine nachhaltige digitale Infrastruktur geschaffen werden, um die steigenden Datenmassen verarbeiten zu können. Europa soll eine »digitale Führungsrolle« übernehmen, frei nach dem Motto: Cloud First. Aber was ist damit eigentlich gemeint?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat zusammen mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) eine Definition für den Begriff »Cloud Computing« festgelegt: »Cloud Computing bezeichnet das dynamisch an den Bedarf angepasste Anbieten, Nutzen und Abrechnen von IT-Dienstleistungen über ein Netz. Die Spannbreite der im Rahmen von Cloud Computing angebotenen Dienstleistungen umfasst das komplette Spektrum der Informationstechnik und beinhaltet unter anderem Infrastruktur (z. B. Rechenleistung, Speicherplatz), Plattformen und Software.«

Vorstellen kann man sich die »Cloud« demnach als eine Art ortsungebundene »Datenwolke«, die aus einem Netzwerk aus Servern besteht und Softwarenutzung, aber auch den Austausch von Daten über das Internet ermöglicht. Der Vorteil: Nutzer*innen können von überall auf Rechenleistung, Datenbanken und Speicher zugreifen. Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung. Dabei steht die Nutzung mobiler Endgeräte im Vordergrund.

Viele Cloud-Betreiber bieten Abo-Modelle, die nach sogenannten Pay-per-use-Preisen abgerechnet werden. Die Software muss nicht mehr teuer gekauft und auf jedem Rechner installiert und vor allem gewartet werden, sondern Unternehmen mieten Kapazitäten. Daneben stehen aber noch Vorteile wie Flexibilität, Effizienz, Produktivität, und Skalierbarkeit. Erweiterungen oder Anpassungen lassen sich schnell und einfach regeln. Die Ortsunabhängigkeit ermöglicht es den Mitarbeiter*innen im Betrieb jederzeit auf wichtige und aktuelle Daten zuzugreifen. Zudem ist es durch Cloud Computing problemlos möglich, mit mehreren Mitarbeiter*innen an einem gemeinsamen Dokument zu arbeiten.

In der Regel unterscheidet man zwischen drei Servicemodellen: Infrastructure-as-a-Service (IaaS) bietet den Zugang zu virtuellen Computer-Clustern. Sie bieten in diesem Fall Nutzerzugang zu Rechnern, Speichern und sonstigen virtualisierten Hardware-Ressourcen. Software-as-a-Service (SaaS) ermöglicht es Nutzer*innen eine Software zu verwenden, ohne diese lokal installieren zu müssen. Genutzt werden können Anwenderprogramme und Software-Sammlungen. Dieses Modell wird auch als Software-on-demand bezeichnet, ähnlich wie Netflix. Als drittes Servicemodell gibt es außerdem Platform-as-a-Service (PaaS). Dieses Modell bietet Zugang zu Laufzeit- und Programmierungsumgebungen: Nutzer*innen entwickeln ihre eigenen Software-Anwendungen oder lassen diese innerhalb einer vom Dienstanbieter bereitgestellten und betriebenen Softwareumgebung ausführen.

Die übertragenen Daten sind meist sensibel, daher sollte das Hauptaugenmerk auf der Sicherheit liegen. Die technische Datensicherheit wird durch die verwendete Hard- und Software des Anbieters bestimmt. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie rät daher, nur spezialisierte Cloud-Anbieter zu nutzen, die an die Art der Daten beziehungsweise an die jeweilige Branche angepasst sind.

Verschlüsselungstechniken für Daten und Zugänge (VPN), Authentifizierungsmethoden wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, sichere Passwörter und eine regelmäßige Datensicherung sind zu beachten. Seriöse Anbieter von Cloud Computing sichern die Daten meist mehrfach ab. Ein lokales Backup bietet zusätzlichen Schutz. Dieses ermöglicht es zudem, auch bei unterbrochener Internetverbindung auf die Daten zuzugreifen.

Wie leicht angreifbar die eigenen Daten sind, hat auch Christian Schwarz in seinem Malerbetrieb erleben müssen. Im März 2021 gab Microsoft bekannt, dass es mehrere Sicherheitslücken bei den Microsoft Exchange-Servern gab: Hacker konnten sich Zugang zu Exchange-Servern von KMUs verschaffen. Das ermöglichte ihnen unter anderem, Daten herunterzuladen und Schadsoftware zu installieren. Nachdem bei Christian Schwarz ein Hackerangriff festgestellt wurde, beschloss er, die Server zu formatieren und neu zu installieren. Cyberkriminalität hat laut Bitkom der deutschen Wirtschaft jährlich bereits einen Gesamtschaden von 223 Milliarden Euro gekostet.

Wer Daten auf fremden, per Internet zugänglichen Systemen nutzt, muss sich zwangsläufig mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen auseinandersetzen. Da Handwerksunternehmen personenbezogene Daten an Dritte – also an den Dienstleister ihrer Cloud – weitergeben, sind sie laut DSGVO verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) zu erstellen. Das Unternehmen als Auftraggeber behält die Verantwortung für die ordnungsgemäße Datenverarbeitung. Dieser ist der Hauptverantwortliche für den Datenschutz. Der externe Dienstleister ist bei der Auftragsverarbeitung nur unterstützend tätig, praktisch als »verlängerter Arm« seines Auftraggebers. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte bei allen DSGVO-Fragen eine*n Datenschutzbeauftragte*n engagieren. Dazu rät auch Michael Albrecht, Vertriebsleiter bei WinWorker. Als Softwareanbieter für Handwerksunternehmen unterstützt WinWorker vom ersten Schritt an. Auch die WinWorker-Software gibt es im Abo-Format. Dieses Format wird sich auch in Zukunft durchsetzen, da ist sich Michael Albrecht sicher. Cloud Computing, welches heute für die kleinen Betriebe eine große Hilfe ist und ihnen viel Flexibilität ermöglicht, wird sich auch für große Betriebe weiter durchsetzen.

Mappe: Welche digitalen Lösungen bietet WinWorker Malerbetrieben an?

Michael Albrecht: Bereits mit dem umfangreichen Grundpaket können Maler ihren Büroalltag wesentlich besser organisieren. Zusätzlich kann man unsere Software noch individuell erweitern, z. B. um eine mobile Zeiterfassung, mobile Aufmaße oder ein Dokumentenmanagement. Mit unserer WinWorker App kann man auch von unterwegs mobil auf die Projekte zugreifen, Baustellendokumentationen durchführen oder mobile Formulare ausfüllen.

Mappe: Wie unterstützen Sie Unternehmen bei ihrer täglichen digitalen Arbeit?

M. Albrecht: Bei uns steht Service an erster Stelle. Wir unterstützen den Kunden von Anfang an und übernehmen die Installation und ein Onboarding, nachdem wir mittels einer Bedarfsanalyse herausgefiltert haben, was genau der Kunde benötigt. Durch unser Abo-Angebot zahlt der Kunde einen Preis und wir kümmern uns um den Rest. Soft-wareseitig unterstützen wir Kunden bei der Erstellung von Aufmaßen, Angeboten und Rechnungen, bei der Verwaltung der offenen Posten, bei der Baustellenvorbereitung und bei vielem mehr.

Mappe: Was sagen Sie Unternehmen, die noch unsicher sind in Bezug auf digitales Büromanagement?

M. Albrecht: Digitales Büromanagement erleichtert den Alltag ungemein, es spart Zeit und Kosten. Das erkennen immer mehr Maler – und nutzen die Möglichkeiten der WinWorker Software. Gesetzliche Bestimmungen wie die DSGVO sorgen bei einigen zwar nach wie vor für Verunsicherung, aber durch die Corona-Pandemie gab es da bereits ein Umdenken in der Branche. Wir informieren und beraten die Kunden und erarbeiten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der festlegt, was genau mit Kundendaten passiert. Die DSGVO ist natürlich sehr komplex, deswegen raten wir, sich zusätzlich an einen Experten wie einen Anwalt zu wenden, falls noch Bedenken bestehen.

Mappe: Wie steht es um die Server-Problematik, die außerhalb der EU stehen? Wie wird das bei WinWorker gelöst?

M. Albrecht: WinWorker bietet dem Kunden eine zertifizierte GoBD-konforme Server-Nutzung an. Wir arbeiten mit den Amazon Web Services (AWS) zusammen, die garantieren, dass die Daten auch in dem Land bleiben, in dem sich das Unternehmen des Kunden befindet. Zudem haben die AWS das höchste Sicherheitslevel, C5.

Mappe: Wie sehen Sie die Zukunft für das moderne Malerbüro?

M. Albrecht: Cloud Computing – vor allem im Abo-Format – wird weiter zunehmen. Mit einer Cloud-Lösung kann ich arbeiten, wo und wann ich will. Flexibilität und Freiheit bekommt man nur durch die Cloud. Man merkt es vor allem bei der jüngeren Generation: Es geht weniger um Besitz als um die Nutzung und den Service. Gerade kleinere Betriebe profitieren schon heute von Cloud Computing. Aber auch größere Unternehmen werden flexibler arbeiten. Cloud Computing ist deshalb für WinWorker ein sehr wichtiges Thema.

Jeder der einen Cloud-Service nutzt, muss sich an die gesetzlichen Rahmenbedingungen halten. In Deutschland sind sie durch das Bundesdatenschutzgesetz und EU-Vorschriften geregelt. Die großen Anbieter von Cloud-Lösungen erfüllen klassische Kundenforderungen wie Funktionalität und ansprechende Preise gleichermaßen. Unterschiede gibt es aber bei geschäftskritischen oder personenbezogenen Daten, die in einer Cloud gespeichert oder verarbeitet werden. Daher ist es wichtig, den Schutzbedarf der Daten im Blick zu behalten und zu klären, inwieweit der Provider die geforderten Compliance-Richtlinien und die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umsetzen kann. Meist führt dies zu Hemmnissen, denn die Rechtslage ist für viele zu undurchsichtig. Das zeigt auch die Bitkom-Umfrage: 71 Prozent empfinden die Anforderungen an Datenschutz als zu hoch.

Nachdem im Sommer 2020 das vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) gefällte Schrems-II-Urteil das Ende des Privacy Shield – welcher bis dato die Datenübermittlung in die USA regelte – einläutete, ist das Thema noch komplexer geworden. Gut für europäische Cloud-Lösungen. Diese verarbeiten Daten ausschließlich innerhalb der EU-Grenzen. Somit sind sie naturgemäß Schrems-II-konform. Für viele Unternehmen ein wichtiges Kriterium, bei der Auswahl ihres Cloud-Providers: 63 Prozent der befragten Unternehmen gaben im Cloud-Monitor von Bitkom an, dass ein Must-have der Hauptsitz im Rechtsgebiet der EU ist.

Die Komplexität von Cloud Computing offenbart sich schnell. Dennoch sollten sich Betriebe nicht davor scheuen, das Thema anzugehen. Wer heutzutage aktuell, flexibel und vor allem ortsungebunden arbeiten will, kommt um Cloud Computing nicht herum. Und flexibles Arbeiten wird in den nächsten Jahren noch wichtiger werden. Durch die Corona-Pandemie haben wir zu schätzen gelernt, wie viel Potenzial in der digitalen Arbeitswelt steckt: Videocalls von zuhause aus oder von unterwegs mit Kund*innen sind heute Standard. Auch Virtual Reality ist nicht mehr nur Gaming, mithilfe von VR-Brillen reicht ein Handwerker oder eine Handwerkerin auf der Baustelle aus. Die restlichen verfolgen den Rundgang am Bildschirm im Büro. Der erste Schritt beginnt im Kopf – und wer Hilfe benötigt, bekommt sie beispielsweise hier: Das Mittelstandskompetenzzentrum 4.0 ist ein erster Ansprechpartner bei Fragen zum eigenen digitalen Wandel. https://www.handwerkdigital.de/.