Kennzahlen sind ein wichtiges Mittel zur Kostenkontrolle und Voraussetzung zum wirtschaftlichen Arbeiten. Sie geben bedeutsame Auskünfte über den eigenen Betrieb und über andere Unternehmen gleicher Art und Größe. Sie zeigen die Entwicklung des Unternehmens und seine gegenwärtige Stellung im Kreis von Mitbewerbern. In der Kosten- und Leistungsrechnung sind Kennzahlen wichtiges Hilfsmittel für unternehmerische Entscheidungen.

Durch sie können unternehmerische Stärken erkannt und ausgebaut, Schwachstellen aufgedeckt und Maßnahmen für ihren Abbau eingeleitet werden. In der betriebswirtschaftlichen Literatur besteht keine Einigkeit darüber, ob nur Verhältniszahlen oder auch absolute Zahlen Kennzahlen sein können. Weil betriebswirtschaftliche Kennzahlen in konzentrierter Form über wichtige zahlenmäßig erfassbare Tatbestände/Entwicklungen eines Unternehmens informieren, erhalten absolute Zahlen erst Aussagekraft, wenn sie an anderen Größen gemessen werden (Verhältniszahlen).

Kennzahlen können eingeteilt nach dem Ergebnis (Produktivitäts-, Wirtschaftlichkeits- und Rentabilitätskennzahlen) oder den Betriebsbereichen (Personal-, Lager-, Fertigungs- und Verwaltungskennzahlen), aber auch in kostenwirtschaftliche/Finanzkennzahlen. 

Besonders kostenwirtschaftliche Kennzahlen ermöglichen einen besseren Einblick in die Zusammensetzung und Entwicklung der Kosten sowie einen Kostenstrukturvergleich. Sie sollen zu eigenen Kostenuntersuchungen anregen und fehlende Anhaltspunkte für eine richtige Preisfindung und Preiskontrolle liefern.

Ein Vergleich mit Durchschnittswerten gibt eine aufschlussreiche Übersicht über die Situation des Betriebes, die Grundlage für die Verlust- und Fehlerquellenforschung, für künftige betriebliche Entscheidungen und für die weitere Verhaltensweise der Betriebsführung sein kann.
Ob die Zahlen richtungsweisend sein können, hängt ab von den Betriebs- und Marktverhältnissen, der Betriebs- und Geschäftspolitik und dem Planungsziel des Betriebsinhabers. 

Kostenwirtschaftliche Kennzahlen werden nicht nur durch die Kosten aus der Buchführung bestimmt, sondern auch durch kalkulatorische Kosten, wie z. B. den kalkulatorischen Unternehmerlohn, die kalkulatorischen Abschreibungen, die kalkulatorische Miete und die kalkulatorische Verzinsung.